Laiko valdymas I – evoliucija
Žymos: laikas, laiko valdymas, laiko valdymo evoliucija, laiko valdymo kvadrantas, neskubūs dalykai, nesvarbūs dalykai, principai, prioritetai, Robertas Kiyosaki, skubūs dalykai, Stephen R. Covey, svarbūs dalykai, tikslai, vertybės
Norint suprasti dabartį, reikia žinoti praeitį. Todėl pirmiausia pažvelkime kaip kito valdymo technikos. Straipsnis remiasi Stephen R. Covey knyga „7 sėkmės lydimų žmonių įpročiai”.
Pirmoji karta
Tai pirmosios mėginimo tausoti ir planuoti laiką užuomazgos. Sudarinėjami darbų sąrašai, bandoma apskaičiuoti, kiek reikės laiko ir energijos. Trumpai tariant, fundamentalūs dalykai.
Antroji karta
Tai tvarkaraščiai bei žurnalai, kur saugomi būsimi susitikimai. Tai leidžia susidaryti busimų įvykių ir veiklos grafiką.
Trečioji karta
Svarbiausia tinkamai pasirinkti prioritetai ir vertybės. Kuriami ir planuojami tikslai, kurie remiasi anksčiau apsibrėžtomis vertybėmis ir prioritetais. Tikslai planuojami ilgesniam laikotarpiui bei pagal reikalingą trukmę išskaidomi į mažesnius. Tai dažniausiai dabar pasitaikantis laiko valdymo būdas.
Pats rėmiausi ir naudojau šį būdą iki kol perskaičiau šią puikią knygą. Niekaip negalėjau suprasti, kur išgaruoja mano energija… Kodėl daug padarydamas nesu toks laimingas, koks turėčiau būti.
Problemos priežastys gana akivaizdžios: trečioji karta yra efektyvus laiko valdymas, duodantis kiek kitokius rezultatus nei tikimasi. Pasiektas produktyvumas trukdo prasmingai bendrauti ir mėgautis gyvenimu. Juk dienotvarkė yra dienotvarkė, o darbai tiesiog privalo būti nudirbti. Pagrįsiu tai vaizdžiu juokeliu: „Jei esi darbštus kaip bite, stiprus kaip meška, dirbi kaip arklys, namo pareini nuvargęs kaip šuo – tai tau reikia veterinaro, nes tu asilas”. Svarbu dirbti protingai.
Ketvirtoji karta
Didžiausias dėmesys skiriamas santykiams ir veiklos rezultatams, o ne daiktams ir laikui. Galite iškart paklausti, o tai kur skirtumas? Juk galima pakeisti prioritetus ir tuomet tai bus viso labo trečioji karta.
Todėl pažiūrėkim į žemiau esančią laiko sąnaudų schemą:
Turbūt kiekvienas esate matę panašų kvadrantą? Ar tai būtų laiko valdymo, ar R. Kiyosaki pinigų srauto kvadrantas, ar bet koks kitas, visuomet tikslas būna toks pat – būti ten, kur mums naudingiausia.
Visi suprantame, kad daryti nesvarbius dalykus (III ir VI) net jei jie skubūs (III) yra laiko gaišinimas. Todėl kuo daugiau jų reikia eliminuoti. Ar tau tikrai būtina perskaityti tą ir aną dalyką? Dalyvauti tame susirinkime, nors iš jo jokios naudos? Palikti savo einamąjį darbą ir lėkti vos kažkam pakvietus? Daryti viską iš eilės, o ne pirma ištirti ir išsiaiškinti. Tai dažnai apsaugo nuo bergždžio darbo.
Tą puikiai pagrįsiu smagiu žaidimu, kurį teko žaisti naujųjų metų sutikime. Išdalinami lapai su užduotimis kiekvienam dalyviui. Duodamos 3 minutės. Užduočių yra 25. Jos įvairios, bet paprastos: pradedant vardo užrašymu ant lapo, aritmetiniais veiksmais ir baigiant plojimais virš galvos ir kalbėjimu garsiai. Esmė ta, kad kas daro iš eilės, tas pralaimi, nes laiko yra per mažai. Kadangi iš tokių dalykų daug kartų esu pasimokęs (daug tam turi programuotojo darbo specifika, kai tekdavo viską perdarinėt iš naujo…), todėl iškart pradėjau peržvelginėti visus klausimus, o nuo vidurio peršokau prie galo. O ten radau parašytą tokį tekstą: būtina padaryti tik 2 ir 25 klausimus. O jie yra tokie: užrašyti savo vardą ir paduoti lapą vedėjui pasibaigus laikui. O kaip dažnai tai vyksta kiekvieno iš mūsų gyvenime… Kai į kiškius šaudo branduoliniais užtaisais ar tankais…
Grįžkime prie schemos. I kvadrantas yra krizinės situacijos, kuomet būtina problemą išspręsti čia ir dabar. Tai svarbūs, nemalonūs ir energiją eikvojantys dalykai. Didžiausia šio kvadranto problema ta, kad kuo daugiau laiko praleidžiame čia, tuo problemų tik daugėja. Taip yra, nes neskiriame laiko jų išvengimui, o tik sprendimui. Palaipsniui problemų tik daugėja, o laiko jų vengimui mažėja. Taip susidaro uždaras ratas, kuris mus paskandina I kvadrante.
Kaip manote, kurio kvadranto veikla duoda daugiausia naudos? Taip taip, tai neskubūs, tačiau svarbūs dalykai. Ši veikla yra tarsi nuosavos gamyklos tobulinimas ir investavimas į ją. Kuo daugiau laiko praleidžiama II kvadrante, tuo daugiau sugebame sukurti vertės, esame laimingesni, sveikesni, duodame pasauliui ir sau daugiau naudos.
Taigi, ketvirtoji laiko valdymo karta teigia, kad reikia savo veiklą sufokusuoti į II kvadrantą. To rezultatas: vizija, perspektyva, pusiausvyra, drausmė, kontrolė, mažai krizių.
Įdomu tai, kad žmonės, kurie nuolat užsivertę problemomis skiria 90% laiko I kvadrantui, 10 % – IV kvadrantui. O likusiems dviems beveik neskiria. Kaip minėjau aukščiau, jei nuolat kovojama su krizėmis, nėra laiko jų vengimui. Todėl į šį kvadrantą koncentruotų žmonių laukia tokie dalykai: stresas, išsekimas, krizių vadyba, „gaisrų gesinimas”.
O štai kas laukia, jei daugiausia jūsų veikla susijusi su skubiais, bet nesvarbiais dalykais (III): trumpalaikiai interesai, krizių vadyba, chameleono reputacija, planų ir tikslų nebuvimas, aukos sindromas, nesivaldymas, paviršutiniškas bendravimas, žlugę santykiai.
Kas laukia IV kvadranto žmonių net nevardinsiu, tikrai nieko gero.
Išvados
Prioritetai, vertybės, dienotvarkės, tai dar ne viskas. Svarbiausia tai, kas iš tiesų daro mus laimingesnius ir produktyvesnius ten, kur tikrai norime. Nearkit kaip arkliai, nedaužykit galvų į sienas – viską darykite apgalvotai ir pagrįstai.
Kaip bebūtų, tačiau ketvirtoje laiko valdymo kartoje labai praverčia trečiosios kartos metodai, tad apie juos sekančiame straipsnyje.
